Planlægning

I denne fase bliver det godkendte projekt bearbejdet og tegnet i detaljer, så den endelige økonomi også kan lægges fast. Jeres rådgivere får derfor en central rolle. Undervejs skal der prioriteres, og mange beslutninger skal træffes. Her skal der lægges en plan for information og møder med beboerne.

Opgaven er at beskrive byggesagen og økonomien i en sådan grad, at projektet kan godkendes og sendes i udbud.

Som afdelingsbestyrelse kan I deltage med repræsentanter i et nedsat byggeudvalg (kaldes i nogen tilfælde en følgegruppe). I store sager vil der også være repræsentanter fra jeres organisationsbestyrelse, drift, administration og evt. andre. Byggeudvalget følger sagen tæt og tager stilling til løbende oplæg og beslutninger.

Brug den nødvendige tid på vigtige beslutninger
Det er projektlederens opgave at koordinere arbejdet og mødeaktiviteter og sammen med rådgiverne at sikre en plan for beboerinddragelse og information. Hent tjeklisten i den farvede boks og få konkrete tips og vejledning til fasen. Ved store sager kan en informationsbutik være en god idé – hent informationsarket i boksen.

Målet for fasen er, at projektet kan godkendes endeligt af kommunen, og at boligorganisationen dermed kan sende sagen i udbud. Jeres boligorganisation er formel bygherre, mens administrationen indgår kontrakt med en valgt entreprenør, som skal udføre bygningsarbejderne.

Fakta 

Byggeudvalg
En eller flere fra afdelingsbestyrelsen vil typisk deltage i byggeudvalget (kaldes i nogen tilfælde for en følgegruppe) og på den måde repræsentere beboerne i samarbejdet med administrationen og rådgiverne. Projektlederen står for at lægge en mødeplan, at indkalde, udsende dagsorden og materiale samt tage referat.

Arbejdsgrupper
I større sager kan det også være en god idé at nedsætte frivillige arbejdsgrupper med beboere. Arbejdsgrupperne kan have afgrænsede temaer med fokus på de elementer, som sagen indeholder. Det kan fx. handle om køkken, altan og udeområder. Hvis der nedsættes arbejdsgrupper, er det vigtigt at indgå klare aftaler om den ramme og beslutningskompetence, der lægges hos den enkelte arbejdsgruppe.

Projektering
Betegnelsen dækker over den proces, hvor rådgiverne bearbejder det projekt og den økonomi, som på et tidligere stadie er blevet godkendt af afdelingens beboere, kommunen og evt. Landsbyggefonden. Under projekteringen er der en række delfaser, hvor alle forhold bliver stadigt mere detaljerede både i tegninger, beregninger og beskrivelse. Resultatet skal bl.a. kunne bruges til at søge kommunen om byggetilladelse og til at sende bygningsarbejdet i udbud.

Udbud
Selve bygge- og anlægsarbejdet skal sendes i udbud, så der kan indgås aftale med en entreprenør om de håndværksmæssige og tekniske opgaver. Et udbud er en lovbestemt procedure, som administrationen varetager.

Skema B
Hvis Landsbyggefonden er involveret i sagen, skal der indsendes skema B også til kommunen. Projektlederen og administrationen er ansvarlig for dette. Først når skemaet er godkendt, kan byggearbejdet sættes i gang.

Hjælp til faserne i en byggesag